Zapier - hvad kan du bruge Zapier til?

Hvad er automatisering med Zapier?

Fremover kommer vi til at automatisere mere og mere af vores forretning, det kommer vil til at gøre med en ny platform der hedde iPaaS - Implementation Platform as a Service - en af dem hedder Zapier. 

De bedste cloud produkter er dem der kun gør een ting, men een ting de gør kompromisløst godt: 

  • - Gmail/Exchange - er din mail
  • - Google Calendar - den bruger vi alle  
  • - Mailchimp - sender dine nyhedsbreve ud
  • - Slack bruger vi til at holde kontakt med mange samarbejdsparter eller kollegaer
  • - Trello - til at lave ToDo lister og småprojekter
  • - Med mange flere... 

Bagdelen ved disse cloud-tjenester, er, at de KUN laver en ting. For at gøre op for dette har alle cloud-produkter idag åbne API'er - for de vil gerne tale med hinanden.

Der bruger vi iPaaS, som er platforme, der integrerer til hundredevis af SaaS-produkter.  

  • - Zapier er den største med over 1000 integrationer
  • - Microsoft har lavet en der hedder Flow, som fremover vil kunne integrere MS produkter 
  • - Dell Boomi - Delle har lavet en platform der integrere til mange større forretningssystemer
  • - PieSync - som er specialister i at synkronoserer to databaser - fx 2 CRM databaser
  • - Der findes mange flere     

Cloudify har brugt Zapier lige siden starten - for 6 år siden. Idag tilhører vi Zapiers Expert Panel - som er et partnernetværk for ekspertbrugere. Derfor tager jeg usgangspunkt i Zapier. 

Hvordan virker automatisering med Zapier?

Zapier er en kæmpestor forbindelses-bibliotek, der forbinde API'er hos over 1000 cloud-apps. Alle dem du kender.

Det betyder, at Zapier har sat en masse triggers op i 1000 apps - som skaber handlinger. 

Det er lidt som gammeldags IF-THEN programmering:

  1. Vi sætter det op sådan, at hvis du trykker på "Win" (trigger) i et CRM/Salgs system, så oprettes der en faktura i dit regnskabsprogram (handling).
  2. Hvis en udgørende bilvasker skriver "#ok" (trigger) - i sin Google kalender - sendes der en sms til kunden om at hans bil er klar til afhentning (handling).
  3.  Hvis medarbejderen siger Done til en opgave i Trello om at hjule er skiftet fra vinter- til sommerdæk (trigger) - så kommer der en besked til kunden om 6 måneder om at han skal huske at skifte fra sommer- til vinterdæk (handling).  
  4. Vi kan sætte det op sådan, at når du får en faktura fra en bestemt leverandør (som du allerede har godkendt) (trigger) - bliver sendt atomatisk videre til fx. Roger.ai - for at blive betalt (handling). 
  5. Osv.

Her ser du et lov 

Den tekniske forklaring

Jeg tager udgangspunkt i en integration mellem Workbook/Jira&Timelog og E-conomic, for at forklare, hvordan vi implementerer og automatiserer forretningshændelser.

Jeg bruger det engelske ord for forretningshændelse: Trigger.

Vi deler en digital forretningshændelse op i 4 dele

  1. TRIGGER
  2. FILTER
  3. LOOKUP og
  4. ACTION

TRIGGER

En trigger kan fx være:

TRIGGER: Når der afsluttes en opgave i Jira/Workbook/Timelog (System 1)...

ACTION: Så checker vi om der allerede eksisterer en kunde i E-conomic

(System 2) med det navn...

Det kalder vi normalt et LOOKUP.

En anden kunne være.

TRIGGER: E-conomic (System 2) siger, der ikke eksisterer en kunder med det navn...

ACTION: Oprettes en kunde med det navn & opgaven faktureres (her er det System 1 der sender date).

Alternativt:

TRIGGER: E-conomic siger der eksisterer en kunder med det navn...

ACTION: Opgaven faktureres på den kunde (her er det igen System 1 der sender date).

Det er 3 triggers.

TIGGEREN sker altid i System 1 mens ACTIONEN sker i System 2 (ofte et ERP-system som E-conomic).

FILTRE

Vi arbejder også med noget vi kalder FILTRE - som er undtagelser fra regler - fx hvis en kunde er på en årsaftale - og derfor ikke skal faktureres.

LOOKUP

LOOKUP er en forberedende handling, der kommer før selve handlingen. Med det forstås at, det svar, der kommet tilbage fra opslaget i System 2, har betydning for, hvilken handling TRIGGEREN skal resultere i.

ACTION

ACTION kan være mange ting. Men i dette eksempel er det typisk enten:

  1. Opret kunde eller
  2. Opret faktura

Kravspecifikation

Vi giver ofte løbende feedback på vores kunders kravspecifikation – som typisk bliver lavet af dem selv - sådan at vi er sikre på at vi får de oplysninger, der skal bruges i implementeringsfasen.

Det kommer kun til at koste et par timer.

Jeg opfordrer altid mine kunder at specificere:

  1. Hvad skal der ske/TRIGGER i System 1 og hvad skal det afstedkomme/ACTION i System 2.
  2. Definition af undtagelser og regler.

Så er man i gang.

Hosting

Vores standardpris for at hoste vores kunders API er 500,- kr. per måned - for op til 10 TRIGGERS - det kan de fleste virksomheder godt klare sig med.

Det inkluderer, at vi overvåger API'et. Hvis der skulle gå noget galt i processen - hvis der fx bliver sendt dårlige data til E-conomic - samler vi det op og sender en fejlmeddelelse til kunden.

Support og ændringer af TRIGGERs sker mod timebetaling eller til fast pris.

Cloudify og Zapier

Cloudify har brugt Zapier lige siden starten - for 6 år siden. Idag tilhører vi Zapiers Expert Panel - som er et partnernetværk for folk der har mange års erfaring med at bygge disse kæder af forretningslogik. 

Vi er eksperter i at lave logikker med Zapier.

Mht. Zapier er vi :

  • - Implementerings partner - det vil sige programmerer integrationen melle kundens SaaS og Zapier. 
  • - Integrationspartner - hvor vi hjælper SaaS leverandøres kunder med at sætte forretningslogikker op) 
  • - Test partner - Vi har også stået for at lave ekstern test af vores kunders Zapier integration - det kan være det er relevant

Ring evt. 6122 3333, hvis du vil høre mere om Zapier og din forretning. 

Eller læs mere om Zapier: https://cloudify.biz/zapier/