Bryd dårlige vaner - og spar tid og penge

Ring 61 22 33 33 - og hør om automatisering i praksis

Spar tid og penge på automatisering

Kender du følelsen af, at selvom vi arbejder med computere hver dag og lever i en digital verden – så er der stadig masser af administration der skal gøres?

Har du for eksempel modtaget en e-mail, som du kopierede over i et Excel, for derfor at sende det til en kollega, der så skal flytte videre på den? Vi flytter tilsyneladende stadig rundt på papirbunker, mapper og ringbind, de er digitale, så de kommer hurtigt frem, men håndteringen er stadig meget omstændelige.

Ville du ikke ønske, at du virkelig kunne blive fri for det at flytte rundt på data – at den automatisk blev flyttet derhen, hvor den skal bruges – og er klar til næste led af værdikæden uden at skulle flyttes aktivt?

Det er det, vi arbejder med hos Cloudify.biz

Rent praktisk, så indbefatter dette

  • Rådgivning
  • Sam-køring af data
  • fra Salgssystem til Marketingsystemer
  • fra Salgssystem til Ordresystem
  • fra Ordresystem til Kundeservicesystem
  • fra Salgssystem til Regnskabssystem

Udfordringen
Det er vores erfaring – også fra os selv – at udfordringen er, at vi har vænnet os til at email og regneark er de beholdere vi bruger til at bære rundt på vores forretnings-data. Og det gælder i udpræget grad, når der er pres på – så vælger vi de nemme løsninger – som er effektive til at får jobbet gjort, men som ikke er rationelle, gentagelige og reproducerbare.

Et slag på tasken siger at ca. 90% af de almindelige administrative opgaver kan automatiseres helt eller delvist. Tilbage er ca. 10 % af opgaverne, der kan gives støtte med automatiske værktøjer, så de derfor kan få den opmærksomhed de fortjener.

Vanens magt

Spørg dig selv…

  • De mails jeg sender til dine kollegaer – skaber det værdi for jeres proces?
  • De data du fylder ind i regneark (fordi du ellers ikke ved hvad du skal gøre af dem) – burde de ikke være i et salgs-, CRM-system e.l. så alle kan bruge dem?
  • Bruger jeg min tid på at flytte rundt på information – hvor jeg kunne skabe større værdi ved at tale med kunder, kollegaer og leverandøre?

Et eksempel
Her er et godt eksempel på et flow, som vi har automatiseret.

Kunden: EasyCarCare

EasyCareCare som vedligeholder bilparken for nogle af Danmarks største virksomheder.

Før automatiseringen

1) Om morgenen mødte medarbejderne op på EasyCarCares adresse.
2) Fik udleveret dagssedler, med hvor de skulle vedligeholde biler.
3) Medarbejderne kørte ud og udførte arbejdet.
4) Efter endt arbejde kørte de hjem til kontoret og afleverede arbejdssedlen.
5) Et par dage efter blev kunden faktureret – evt. med de opdateringer, der blev skrevet på dagssedlen.

Dagssedler er et godt medium til at organisere arbejde, men det har mange bagdele, fx at de er svære at opdatere og at tillægsprodukter ofte bliver glemt eller overset – på vejen til fakturaen.

Efter automatiseringen
Der skal stadig udføres noget arbejde manuelt – men alt det andet ordrestyring, kundeservice og fakturering er automatiseret.

Kunden bestiller online, hvilken bil de vil have for eksempel: vasket, støvsuget eller skiftet hjul på.

Om morgenen genereres joblister – som kommer ind at ligge i medarbejderens Google kalender.

Den har en lille rute plan – om hvilke opgaver den enkelte medarbejder har.
Når en opgave er lavet, så skriver han “#Ok” i sin kalender

Der genereres automatisk en fakturaklade (ofte bare i form af en linie i en faktura) som ligger klar til straks at blive sendt til kunden.

Der skrives også en mail samt SMS til kunden om at opgaven er udført (det er relevant, hvis han eller hun for eksempel sidder på arbejdet og skal køre hjem i bilen).

Kunden bliver også lagt automatisk ind ECC’s CRM system, som sender beskeder til kunden, når han eller hun for eksempel skal have skifte til vinterdæk.
ECC kan bare gå ind i deres regnskabs-program og fakturerer med et enkelt klik.

Vi har også lavet et dashboard – hvor kunden kan se hvor meget dækningsbidrag der er genereret af hver medarbejder – hver dag.

Alle disse processer startes automatisk. Alle systemer er integreret via en samling API’er vi bruger – som binder alle kundens processer sammen – til en ensartet automatisk flow.

Nye services
Da vi havde automatiseret processerne, fulgte der et par udvidelser med. Vi brugte den tid vi sparer i administrationen til at udvikle nye tjenester.

Mit EasyCareCare
Vi lavede et lille selvservice site – hvor kunden selv kan overskue de ydelser han/hun har bestilt, kan se sine fakturaer, status på sine hjul etc.

Mobil App
Vi har udviklet en App som tilbyder nye muligheder, for eksempler at man kan se om servicevognen er på vej samt hvor den befinder sig.

Online Service Chat
Vi har fået frigivet en masse ressourcer gennem vores automatisering – disse ressourcer har vi brugt til at tilbyde vores kunder at chatte direkte med vores administrative medarbejder, som har fået mere tid, efter vi har automatiseret de andre processer.

Besparelserne er blevet brugt til at give vores kunder mere og bedre service.
Se vores kundes side her: http://easycarcare.dk/


Warning: Creating default object from empty value in /var/www/cloudify.biz/public_html/wp-content/plugins/ultimate-conversion-tracking-code/ultimate-conversion-tracking-code.php on line 56